Mit FollowYou-Drucklösung und Dokumentenmanagement-Outsourcing optimiert Roche den Workflow und die Kostenstruktur seiner Drucklandschaft

 

Das Pharmaunternehmen Roche gehört zu den renommiertesten Anbietern der Branche und verfügt in Deutschland über fünf Standorte mit insgesamt 15.400 Mitarbeitern. Seine Aktivitäten erstrecken sich über die gesamte Wertschöpfungskette in den beiden Geschäftsbereichen Pharma und Diagnostics – von F&E bis hin zur Produktion und Logistik.

 

Nachdem Roche bereits seit langen Jahren partnerschaftlich mit Xerox zusammenarbeitet, hat das Unternehmen im Jahresverlauf 2016 seine Drucklandschaft weiter optimiert – mit einer global einheitlichen FollowYou-Drucklösung sowie dem länderübergreifenden Einsatz der Middle Ware VPSX. Nicht zuletzt wurde das komplette Printserver-Management zu Xerox ausgelagert und dort zentralisiert.

 

Partner seit einem Jahrzehnt

Bis ins Jahr 2007 reicht die Zusammenarbeit von Xerox und Roche zurück. Bereits damals standen Kostensenkungen und Effizienzgewinne durch die kontinuierliche Verbesserung und Aufwertung der bestehenden Druckerlösungen des Pharmaunternehmens im Fokus. Erreicht wurden diese Ziele seinerzeit vor allem durch die Vereinheitlichung und sinnvolle Anpassung der Druckerlandschaft, was unter anderem eine Reduzierung der Drucker und Multifunktionsgeräte um fast drei Viertel bei insgesamt höherer Leistung beinhaltete. Zudem sorgten die Verantwortlichen dafür, dass die Tonerbeschaffung gestrafft und rationalisiert werden konnte. Fünf Jahre später erfolgte mit der Auslagerung des Tonermanagements an Xerox der nächste Schritt zur Rationalisierung des Druckbereichs bei Roche.

 

Die vorerst letzte Stufe der Drucklandschafts-Optimierung bei Roche fand im Jahr 2016 statt. Als Ziel hatten sich die Zuständigen auf beiden Seiten vor allem die Implementierung einer leistungsfähigen und bedarfsgerechten FollowYou-Drucklösung gesetzt.

 

Gewinn- und Sparpotenziale realisieren

Die avisierte, voll integrierte FollowYou-Lösung in Zusammenhang mit dem grenzüberschreitenden Einsatz der Middle Ware VPSX sollte vor allem eine internationale Harmonisierung der Drucklandschaft sowie deutliche Effizienz- und Kosteneinsparungs-Gewinne bringen. Innerhalb kurzer Zeit wurden deutschlandweit 650 Multifunktionsdrucker um die neue Lösung ergänzt. Dabei galt es vor allem, sowohl mögliche Ausfallzeiten möglichst gering zu halten als auch die Mitarbeiter von Beginn an „mitzunehmen“ und ihnen die Vorteile der neuen Lösung nahezubringen.

 

Wechsel im laufenden Betrieb

Auf Basis einer Server-Infrastruktur mit entsprechenden Funktionen und Applikationen sowie Xerox Multifunktionssystemen der neuesten Generation konnte der Rollout schnell und reibungslos von Statten gehen. Nach ausführlichen, detaillierten und intensiven Tests begann die Implementierung im so genannten „stillen“ Plug and Play-Modus. Das bedeutet: Die neuen Multifunktionsdrucker konnten unmittelbar nach Aufstellen alle Funktionen der alten Systeme übernehmen, sodass sich die Ausfallzeit pro MFP auf minimale zehn Minuten beschränkte. Als flankierende Maßnahme wurden entsprechende Informations-veranstaltungen für die Mitarbeiter initiiert, begleitet von weiterem Infomaterial, sodass diese innerhalb kürzester Zeit mit den neuen Funktionen vertraut waren.

 

Schneller, effizienter, kostengünstiger

Seither druckt jeder Roche-Mitarbeiter in der Follow-Queue und kann mit seinem Mitarbeiterausweis seine Ausdrucke an jedem beliebigen Ausgabesystem auswählen und abholen. Darüber hinaus bietet die neue FollowYou-Lösung insgesamt ein effektives und sicheres Dokumentenmanagement zur Verfügung. Fehldrucke lassen sich leichter vermeiden, sodass insgesamt weniger ausgedruckt wird – worüber sich Budget und Umwelt gleichermaßen freuen. Darüber hinaus lässt sich das Scannen nun mit einem einzigen Knopfdruck erledigen, wodurch die Mitarbeiter zusätzlich Zeit sparen. Die Auslagerung des kompletten Printmanagements an Xerox sorgt zudem für eine weitere Entlastung und setzt Kapazitäten für andere Aufgaben frei.

 

„Unsere Mitarbeiter waren von den Vorteilen der neuen Lösung schnell überzeugt und profitieren seither von spürbar verbesserten Workflows. Mit der VPSX-Plattform können wir auch künftig schnell und unproblematisch auf neue Entwicklungen und Herausforderungen reagieren – und zum Beispiel neue Automatisierungsfunktionen integrieren. Im Rahmen unserer langen Zusammenarbeit mit Xerox stellt die Implementierung der FollowYou-Lösung einen weiteren vorläufigen Höhepunkt dar“, erklärt Andreas Wessa, Service Manager für Managed Print Services bei Roche.

 

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Wir wissen, was Arbeit ausmacht – und kennen alle Formen, die diese annehmen kann. Wir verstehen die immer komplexer werdende Kommunikation – ganz egal ob auf Papier oder digital, ob im Büro oder von unterwegs, persönlich oder mittels sozialer Medien. Jeden Tag und rund um den Globus – in mehr als 160 Ländern – unterstützen unsere Technologien, unsere Software und Dienstleistungen sowie unsere Mitarbeiter Unternehmen dabei, diese Schnittstellen erfolgreich zu managen. Wir automatisieren, personalisieren, bündeln, analysieren und sichern Informationen, um unseren Kunden höchste Agilität zu ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie unter www.xerox.de.

 

 

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