Fast die Hälfte der KMUs wendet sich für papierfreie Lösungen an Büroartikelhersteller, wie eine internationale Studie von Xerox zeigt
15 Nov. 2016 — Multifunktion
Neuss —
Über 80 Prozent aller kleinen und mittelständischen Unternehmen wollen bei Rechnungen, Finanzberichten und Rechtsabteilungs- sowie Personalformularen zeitraubende Arbeitsverfahren optimieren und papierbasierte Prozesse deutlich verringern – dies zeigt eine Studie von Xerox.
In der Studie wurden mehr als 1.000 Unternehmen in Deutschland, den USA, Großbritannien und Frankreich befragt. Die Teilnehmer wollen den digitalen Wandel in ihrem Unternehmen innerhalb der nächsten zwölf Monate vollziehen.
Fast die Hälfte aller Befragten (46 Prozent) bestätigt, dass papierbasierte Prozesse zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Sechs von zehn Teilnehmern finden, dass sich dies auch wesentlich auf ihre Abschlussbilanz auswirkt. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) in Deutschland (51 Prozent) und in den USA (50 Prozent) wenden für papierbasierte Prozesse die meiste Zeit auf, gefolgt von Großbritannien (43 Prozent) und Frankreich (37 Prozent).
„Gerade der Mittelstand trägt dazu bei, dass Deutschland unter den wirtschaftlich stärksten Nationen einen Spitzenplatz einnimmt. Xerox fokussiert schon seit vielen Jahren darauf, kleine und mittelständische Unternehmen im Hinblick auf effizientere Arbeitsprozesse zu unterstützen – auch und vor allem durch ein digitales Dokumentenmanagement“, sagt Peter Kratky, General Manager European Channel Group DACH bei Xerox. „Die Unternehmen haben längst verstanden, dass sie mit optimierten dokumentenintensiven Geschäftsprozessen produktiver arbeiten und erhebliche Kosten sparen können.“
Bei der Digitalisierung der bisher auf Papier basierender Prozesse folgen die meisten KMUs dem Rat von Experten – nicht zuletzt, weil nur einer von fünf Befragten um Lösungen für papierlose Geschäftsprozesse weiß. Laut der Studie wenden sich 47 Prozent der Befragten für Unterstützung in Sachen Workflow und Automatisierung an einen Fachhändler für Büroartikel, 25 Prozent an einen IT-Fachhändler und 37 Prozent direkt an den Hersteller.
„Der digitale Wandel kann kleine und mittelständische Unternehmen auf den ersten Blick überfordern, aber es gibt viele Wege, um sich in die richtige Richtung zu entwickeln“, sagt John Corley, President Channel Partner Operations bei Xerox. „Auf dem Weg zum digitalen Wandel ist es wichtig, dass die Unternehmen nachvollziehen können, welch enormen Vorteil Apps für Drucksysteme und Managed Print Services darstellen. Denn diese können sie beim Vollziehen des digitalen Wandels unterstützen.“
Prioritäten treiben Geschäftsentscheidungen voran
Die Studie wurde vom unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes Research durchgeführt und zeigt, dass Produktivitätssteigerung bei KMUs oberste Priorität hat. Danach folgen Wachstum und Reduzierung der Druckkosten. Weitere Ergebnisse sind:
•US-amerikanische KMUs sind mit ihren Digitalisierungsplänen im Verzug. 41 Prozent der Befragten geben an, dass sie mit dem Wandel gerade erst begonnen haben – im Gegensatz zum Durchschnitt (37 Prozent)
•Insgesamt 28 Prozent geben an, dass sie mit der Implementierung von Digitalisierungsplänen bereits gut vorangeschritten sind. Frankreich (33 Prozent) ist hier am weitesten.
•12 Prozent aller KMUs sind ein bis drei Jahre von einer erfolgreichen Implementierung entfernt.
Neben der Digitalisierung und der Automatisierung können KMUs auch in anderen Bereichen die Produktivität vorantreiben:
•Managed Print Services (MPS): Von den befragten Unternehmen gaben 42 Prozent an, bereits MPS zu nutzen. Weitere 40 Prozent planen dies für das nächste Jahr. 66 Prozent geben jeden Monat mehr als 910 Euro für Druckaktivitäten aus – ein erheblicher Teil der Geschäftskosten. Diejenigen Unternehmen, die einen MPS-Vertrag abgeschlossen haben, weisen reduzierte Kosten, verringerten Papierkonsum und eine genauere Nachverfolgung der Druckkosten als Hauptvorteile auf.
•Mobilität: 23 Prozent der KMUs sind davon überzeugt, dass bis Ende 2017 mobile Geräte vollkommen in die Arbeitsprozesse integriert sein werden. Heutzutage nutzen bereits 66 Prozent der KMUs mobiles Drucken, weitere 27 Prozent planen dies für das nächste Jahr. Die Haupttriebkräfte sind gesteigerte Produktivität von mobilen Arbeitern, das Bedürfnis der Kunden nach überall zugänglichen Informationen sowie besserer und schnellerer Kundenservice.
•Sicherheit: Für KMUs wird es aufgrund des schnellen Datenwachstums immer wichtiger, geschäftskritische Informationen über alle Technologien hinweg zu sichern. Infolgedessen schließen bereits 56 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen auch ihre Druck- und Multifunktionssysteme in ihre Sicherheitsstrategien mit ein.
KMUs in den USA und Westeuropa geben jährlich mehr als 36 Millionen Euro für Büroausstattung und druckbezogene Serviceleistungen aus. Für Xerox war es schon immer ein wesentliches Ziel, diese Unternehmen bei der Prozessoptimierung zu unterstützen. Xerox hat bereits verschiedene Lösungen vorgestellt, mit denen KMUs mithilfe von MPS Prozesse optimieren, Mobilität verbessern und Kosten verringern können. Die ConnectKey-Technologie von Xerox automatisiert manuelle Papierprozesse und vereinfacht die Zusammenarbeit mit mobilen Mitarbeitern. Außerdem unterstützen Partnerschaften mit Cisco und McAfee den mehrstufigen Sicherheitsansatz der Drucksysteme.
Erhebungsmethodik
1021 kleine und mittelständische Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 5,5 bis 278 Millionen Euro haben im September 2016 an einer detaillierten Online-Studie teilgenommen. Die von Xerox in Auftrag gegebene Studie „Trend 2017 zur Steigerung der Büroproduktivität und des Gewinns“ wurde vom unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes Research durchgeführt. Unter den Teilnehmern waren Senior Business Manager aus den Bereichen Vertrieb, Finanzwesen und IT sowie Kleinunternehmer. Die Umfrageteilnehmer haben zwischen 50 und 1000 Angestellte mit Firmensitz in Deutschland, den USA, Großbritannien und Frankreich. Insgesamt haben 201 deutsche Unternehmen an der Umfrage teilgenommen.